Apostille oder Legalisation für arabische Dokumente

Eine österreichische Behörde kann eine Geburtsurkunde aus Bagdad oder ein Diplom aus Kairo nicht selbst prüfen. Sie kennt weder die Behördenstruktur noch die Unterschriften der ausstellenden Beamten. Die Überbeglaubigung schließt diese Lücke: Eine Stelle, deren Unterschrift die österreichische Seite kennt, bestätigt, dass die Urkunde von der zuständigen Behörde stammt und dass Siegel und Unterschrift echt sind. Geprüft wird die Form, nicht der Inhalt.

Ob Ihr Dokument überbeglaubigt sein muss, entscheidet die empfangende Stelle. Standesämter, Fremdenbehörden, Universitäten und Gerichte verlangen es in der Regel bei Personenstandsurkunden, Bildungsnachweisen und Vollmachten. Bei manchen Unterlagen, etwa Arztbriefen oder internen Bestätigungen, genügt oft die beglaubigte Übersetzung allein. Fragen Sie nach, bevor Sie Zeit und Gebühren in eine Kette investieren, die niemand verlangt.

Die Apostille ist ein vereinfachtes Verfahren nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Eine einzige Behörde im Herkunftsland bringt einen standardisierten Vermerk an, und damit ist die Urkunde in allen anderen Vertragsstaaten anerkannt. Es gibt keinen Botschaftsschritt und keine weitere Beglaubigung in Österreich. Die Apostille selbst ist mehrsprachig aufgebaut, der Text darunter ist aber meist in der Landessprache verfasst und muss daher mitübersetzt werden.

Die Legalisation ist der ältere, mehrstufige Weg für Staaten, die dem Übereinkommen nicht angehören. Hier bestätigen mehrere Stellen nacheinander die jeweils vorhergehende Unterschrift, bis am Ende die österreichische Vertretungsbehörde die letzte ausländische Unterschrift beglaubigt. Jede Stufe ist ein eigener Stempel, ein eigener Termin und in der Regel eine eigene Gebühr.

Die Liste der Vertragsstaaten wächst, und gerade in der arabischen Welt hat sich in den letzten Jahren einiges bewegt. Nach unserem Kenntnisstand sind unter anderem Marokko, Tunesien, Oman, Bahrain und Saudi-Arabien dem Übereinkommen beigetreten. Urkunden aus diesen Staaten können also mit einer Apostille versehen werden, sofern die dortige Behörde das Dokument als öffentliche Urkunde einstuft.

Syrien, Irak, Ägypten, Jordanien, Libanon, die Vereinigten Arabischen Emirate, Katar und Kuwait gehören dem Übereinkommen nach unserem Stand nicht an. Für Urkunden aus diesen Staaten ist in der Regel die Legalisation erforderlich. Dasselbe gilt derzeit für Libyen, Algerien, Sudan, Jemen und Palästina.

Dieser Stand kann sich ändern, und ein Beitritt wirkt gegenüber Österreich erst, wenn Österreich keinen Einspruch erhoben hat. Bitte prüfen Sie den aktuellen Status vor jeder Beauftragung auf der Website der Haager Konferenz oder beim Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten. Auch die empfangende österreichische Behörde kann Ihnen sagen, welche Form sie für Ihr Herkunftsland erwartet.

Für Staaten ohne Apostille läuft die Legalisation in der Regel in dieser Reihenfolge ab. Details unterscheiden sich von Land zu Land, das Prinzip ist aber überall gleich: Jede Stufe kennt die Unterschrift der vorhergehenden.

Für manche Staaten ist keine österreichische Botschaft vor Ort tätig, oder die Zuständigkeit liegt bei einer Vertretung in einem Nachbarland. Das betrifft derzeit vor allem Syrien und in Teilen den Jemen und Libyen. Das BMEIA informiert darüber, welche Vertretung für welches Land zuständig ist, und diese Zuordnung ändert sich mit der politischen Lage.

Bei Urkunden aus einigen Staaten führen österreichische Behörden zusätzlich eine inhaltliche Überprüfung durch, bei der die Vertretungsbehörde über Vertrauensanwälte die Echtheit im Herkunftsland recherchieren lässt. Das dauert länger als die reine Legalisation und wird von der Behörde veranlasst, nicht von Ihnen. Rechnen Sie das in Ihre Zeitplanung ein, wenn Ihr Dokument aus Syrien, dem Irak oder dem Sudan stammt.

Golfstaaten stellen viele Urkunden zweisprachig Arabisch und Englisch aus. Das ändert nichts an der Überbeglaubigungspflicht, erleichtert aber die Zuordnung von Namen und Daten. Für die österreichische Behörde brauchen Sie in der Regel dennoch eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche, weil englische Fassungen nur teilweise akzeptiert werden.

Die häufigste Frage in der Praxis: Was kommt zuerst, die Apostille oder die Übersetzung? Die Antwort ist in fast allen Fällen dieselbe. Zuerst wird das Original vollständig überbeglaubigt, erst danach wird übersetzt. Der Grund ist einfach: Die beglaubigte Übersetzung muss alles wiedergeben, was auf dem Dokument steht, und dazu gehören auch Apostille und Legalisationsstempel. Wird zuerst übersetzt, fehlen diese Stempel in der Übersetzung, und die Behörde verlangt eine Ergänzung oder eine Neuübersetzung.

Die Übersetzung selbst braucht in Österreich keine weitere Überbeglaubigung, wenn sie von einer allgemein beeideten und gerichtlich zertifizierten Übersetzerin oder einem Übersetzer angefertigt wurde. Der Stempel dieser Person wird von österreichischen Behörden direkt anerkannt. Anders liegt der Fall bei Übersetzungen, die im Herkunftsland angefertigt wurden: Sie müssten selbst legalisiert werden und werden trotzdem häufig nicht angenommen. Eine Übersetzung in Österreich ist deshalb meist der kürzere Weg.

Eine Ausnahme gibt es: Wenn Sie ein österreichisches Dokument für einen arabischen Staat brauchen, kehrt sich die Kette um. Dann wird zuerst in Österreich übersetzt, die Unterschrift der übersetzenden Person vom Landesgericht überbeglaubigt und anschließend Apostille oder Legalisation für den Zielstaat eingeholt.

Aus vielen Übersetzungsaufträgen, die nach einer Ablehnung bei uns landen, lassen sich einige einfache Regeln ableiten: